Integritetspolicy

Hotel Birger Jarl AB (nedan kallad HBJ) ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är starkt inom företaget. Det gäller såväl behandlingen av personuppgifter om gäster och personal, som andra individer som kan komma att registreras i Hotel Birger Jarl AB:s IT-system.

All systemutveckling, tjänsteutveckling och affärsutveckling ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av aktuell svensk integritetsskyddslagstiftning. För att uppnå ett fullgott integritetsskydd ska Hotel Birger Jarl AB inte bara se till att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Det är minst lika viktigt att kontinuerligt arbeta med frågor som lojalitet, medvetenhet, utbildning och organisation.

Förklaring på insamling

Genom att använda våra produkter eller tjänster och/eller samtycka till denna förklaring, t.ex. i samband med registrering för någon av våra produkter eller tjänster, samtycker du till insamling och användning av dina personuppgifter enligt beskrivningen i denna förklaring.

Observera att denna förklaring inte gäller vår behandling av personuppgifter som görs på uppdrag av och enligt anvisningar från tredje parter som exempelvis flygbolag, biluthyrningsfirmor och andra tjänsteleverantörer, företag som arrangerar eller erbjuder paketresor, marknadsföringspartner eller företagskunder.

• Personuppgifter som vi samlar in
• Användning av personuppgifter som samlas in om dig
• Personuppgifter som vi samlar in från tredje parter
• Personuppgifter som vi delar med oss utav
• Övriga uppgifter
• Känsliga uppgifter
• Personuppgifter från barn
• Länkar till tredje parts webbplatser och tjänster
• Skydda personuppgifter
• Ändra och få åtkomst till personuppgifter
• Behålla personuppgifter
• Dina rättigheter
• Om du söker anställning hos oss

Personuppgifter vi samlar in

HBJ/HTL samlar in personuppgifter på följande sätt:

• När du väljer att köpa och/eller ställa frågor om en av HBJ:s tjänster.
• Från personer som agerar å dina vägnar.
• På B2B-marknaden. Exempelvis i en säljsituation där du ställer frågor om en av HBJ:s tjänster och/eller begär ett samarbetsavtal.
• Via webbläsare och osynliga pixlar.
• I samband med användning av HBJ:s digitala tjänster.
• Vid anmälan till BT Buddies och när du prenumererar på HBJ:s nyhetsbrev.
• Från sociala medier, reklam- och analysleverantörer samt offentliga register.
• Via tv-övervakning.

Insamling av personuppgifter samt behandling av dessa sker alltid i enlighet med lagen. Tv-övervakningen är installerad som en trygghetsskapande åtgärd för medarbetare och gäster. Övervakningen sker grundläggande vid hotellets ingång, i gäst- och medarbetarområden i reception och bar samt vid varuintag.

HBJ samlar bland annat in följande personuppgifter:

• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum samt andra allmänna uppgifter.
• Kreditkortsuppgifter – eventuellt som garanti för din bokning.
• Demografiska uppgifter.
• Användning av BT Buddies.
• Feedback via våra kundundersökningar.
• Feedback på sociala medier och andra digitala plattformar.
• Webbläsarinformation.
• Uppgifter om ditt företag och relevanta kontaktpersoner.

Du kan, enligt eget val, välja att ge HBJ personuppgifter utöver de allmänna personuppgifter som du bedömer kan ha betydelse, antingen av säkerhetsmässiga orsaker och/eller för att ge HBJ möjlighet att skräddarsy tjänsten speciellt för dig.

Det kan exempelvis gälla information om:

• Handikapp
• Allergi
• Särskilda preferenser när det gäller livsmedel
• Medicinskt tillstånd

Om du väljer att göra det, anser HBJ det samtidigt som samtycke till att registrera och lagra den här känsliga informationen på din profil.

Användning av personuppgifter som samlas in om dig

Vi använder dina personuppgifter på flera olika sätt, inklusive för att leverera och personanpassa de tjänster du begär och förväntar dig av HBJ, för att erbjuda dig förväntad gästfrihet på rummet och på våra hotell och i restauranger och konferens, administrera Birger Buddies-programmet, utföra direkt marknadsföring och säljkampanjer samt såsom anges mer detaljerat nedan:

Marknadsföring och kommunikation: Om tillåtet kan vi använda dina personuppgifter för att ge eller erbjuda dig nyhetsbrev, kampanjer och specialerbjudanden samt andra marknadsföringsmeddelanden i enlighet med eventuella kommunikationsönskemål du har uttalat.

Vi använder dina uppgifter för att ge dig meddelanden under vistelsen, kontomeddelanden och bokningsbekräftelser, för att skicka marknadsföringsmeddelanden till dig samt för att genomföra enkäter, utlottningar, prisdragningar och andra tävlingar. Vi kan tillhandahålla denna kommunikation via e-post, post, online-reklam, sociala medier, telefon, textmeddelanden (inklusive sms och mms), push-meddelanden, meddelanden i appen och andra metoder (inklusive meddelanden på hotell och semesteranläggningar, såsom Tv:n på ditt rum).

Med ditt medgivande använder vi också användargenererat innehåll (till exempel bilder) från sociala medietjänster för att tillhandahålla skärmreklam eller på vår webbplats och i våra appar.

Personuppgifter vi samlar in från tredje parter

Förutom att ta emot information från dig, kommer HBJ i vissa fall att komplettera vår information med exempelvis information från tredje part, en gruppansvarig eller en samarbetspartner. I sådana fall är det tredje partens uppgift att informera de drabbade gästerna om HBJ villkor och gällande sekretesspolicy. På samma sätt är det tredje partens plikt att tillhandahålla det nödvändiga samtycket för registrering och behandling av känslig information.

Personuppgifter som vi delar med oss utav

Personuppgiftsbiträden. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi
dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1. Transporter.
2. Betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
3. Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
4. IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt köpeavtalet eller lojalitetsprogrammets medlemsvillkor).

Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

1. Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det
   enligt lag eller vid misstanke om brott.
2. Företag som ombesörjer allmänna transporter (logistikföretag och speditörer).
3. Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller
det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Känsliga uppgifter

Beteckningen ”känsliga uppgifter” avser uppgifter om din rastillhörighet eller ditt etniska ursprung, politiska åsikter, religion eller filosofiska övertygelser, medlemskap i fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning, brottslig bakgrund samt eventuella biometriska uppgifter som används för unik identifiering.

Normalt sett samlar vi inte in känsliga uppgifter, såvida du inte lämnar den frivilligt. Vi kan använda uppgifter om din hälsa som du har lämnat i syfte att kunna betjäna dig bättre och för att uppfylla dina särskilda behov (t.ex. ombesörjande av anpassning för funktionsnedsättningar).

Personuppgifter från barn

Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från personer som är yngre än 18 år. Som förälder eller förmyndare bör du inte tillåta barnen att skicka in personuppgifter utan din tillåtelse.

Länkar till tredje parts webbplatser och tjänster

Vår webbplats och våra mobilappar kan innehålla länkar till tredje parters webbplatser. Observera att vi inte är ansvariga för sådana tredje parters insamling, användning, underhåll, delning eller avslöjande av data och uppgifter. Om du lämnar uppgifter på och använder tredje parters webbplatser är det integritetspolicyn och tjänstevillkoren för respektive webbplats som gäller. Vi rekommenderar att du läser integritetspolicyn för de webbplatser du besöker innan du skickar in personuppgifter.

HBJ kan även samarbeta med ett begränsat antal internetleverantörer för att erbjuda våra gäster internetåtkomst. Din användning av internettjänster på hotellet är föremål för den externa internetleverantörens användningsvillkor och integritetspolicy. Du får tillgång dessa villkor och policyer med hjälp av länkarna på tjänstens inloggningssida eller genom att besöka internetleverantörens webbplats.

Skydda personuppgifter

HBJ kommer att vidta rimliga åtgärder för att: (i) skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, spridning, ändring eller förstörelse och (ii) hålla personuppgifter korrekta och uppdaterade som tillämpligt. Vi försöker också kräva att våra anknutna företag och tjänsteleverantörer som vi delar personuppgifter med vidtar rimliga åtgärder för att hålla dina personuppgifter konfidentiella.

För online-transaktioner använder vi rimliga tekniska metoder för att skydda de personuppgifter som du skickar till oss via vår webbplats. För ditt eget integritetsskydd ber vi dig att inte skicka betalkortsnummer eller annan konfidentiell, personlig information till oss via e-post. Vi kommer inte att kontakta dig via mobila/sms-meddelanden eller e-post för att be om dina konfidentiella personuppgifter eller betalkortsuppgifter. Vi kommer endast att be om betalkortsuppgifter på telefon när du gör en bokning eller köper ett paketerbjudande.

Ändra och få åtkomst till personuppgifter

Som medlem i BT Buddies kan du när som helst få åtkomst till, granska och uppdatera de uppgifter du tillhandahöll oss vid registreringstillfället, genom att kontakta hotellet.

I den utsträckning som krävs i gällande lag kan du begära att vi informerar dig om vilka av dina personuppgifter som vi sparar och, om tillämpligt, begära att vi uppdaterar, korrigerar och/eller raderar personuppgifter som vi upprätthåller i vår aktiva databas. Vi kommer att göra alla obligatoriska uppdateringar och ändringar inom den tidsram som specificeras enligt gällande lag och, om det är tillåtet enligt gällande lag, eventuellt debitera en lämplig avgift som täcker kostnaden för en sådan begäran. Sådana skriftliga förfrågningar kan skickas till privacy@birgerjarl.se eller Hotel Birger Jarl AB, Tulegatan 8, 104 32 Stockholm.

För att skydda din sekretess kan vi endast besvara en sådan begäran till den e-postadress du har registrerat eller på annat sätt försett oss med.

Behålla personuppgifter

Vi bevarar dina personuppgifter under den period som krävs för att uppfylla de syften som beskrivs i denna förklaring, såvida inte en längre period krävs eller tillåts enligt gällande lag. Vi kommer att förstöra dina personuppgifter så tidigt som praktiskt möjligt och på ett sätt så att de inte kan återställas eller återskapas. Om personuppgifterna är tryckta på papper kommer de att förstöras på ett säkert sätt, t.ex. i en papperstugg, genom att bränna dokumenten eller på annat sätt, och personuppgifterna de har sparats i elektronisk form kommer de att förstöras med tekniska metoder för att säkerställa att de inte kan återställas eller återskapas vid ett senare tillfälle.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du en rad rättigheter.

• Du har rätt att få insyn i vilka personuppgifter HBJ behandlar om dig.
• Du har rätt att få infört rättelser och aktualisering av de personuppgifter HBJ har registrerat om dig.
• Du har rätt att få de personuppgifter HBJ har registrerat om dig raderade. Om du vill få dina personuppgifter raderade, raderar HBJ alla personuppgifter som HBJ inte enligt lag är skyldiga att spara.
• Om behandlingen av personuppgifter är baserad på ett samtycke från dig, har du rätt att dra tillbaka samtycket, vilket betyder att behandlingen därefter upphör, utom i de fall då HBJ är ålagt enligt lag att behandla personuppgifterna.

Du kan genom skriftlig begäran hos HBJ antingen få en utskrift av dina personuppgifter, få dina personuppgifter rättade, göra invändningar eller begära att få dina personuppgifter raderade. Begäran ska undertecknas av dig och innehålla ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress samt ditt eventuella medlemsnr i BT Buddies.

Om du söker anställning hos oss

När du söker anställning hos HBJ behandlas de uppgifter du har givit HBJ i samband med din ansökan.
Det rör sig normalt om allmänna personuppgifter, såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress, uppgifter om utbildningsbakgrund samt uppgifter om nuvarande och tidigare yrkesverksamhet.

I samband med rekryteringsprocessen för vissa anställningar kan HBJ be kandidaterna att utföra ett personlighetstest. Resultatet av denna behandlas av HBJ:s HR-avdelning samt den aktuella avdelningschefen. HBJ använder uppgifterna för att bedöma om HBJ vill erbjuda dig en anställning, samt för att kommunicera med dig i samband med rekryteringsprocessen. Det är endast relevanta chefer, HR-avdelningen och IT-administratörer som med personliga lösenord har tillgång till dina uppgifter.

Om du blir anställd på HBJ sparas dina uppgifter i enlighet med HBJ personuppgiftspolicy för medarbetare. Ansökningar från kandidater som inte anställs sparas som huvudregel i 6 månader efter det att avslaget lämnats. HBJ inhämtar samtycke från den sökande för sparande av ansökningen i rekryteringssystemet. HBJ kan i vissa fall även lämna dina personuppgifter vidare, om det krävs enligt lag, ett domstolsbeslut eller gällande lagstiftning.

Om du vill ha tillgång till de uppgifter HBJ behandlar om dig, antingen i samband med uppdatering av dina uppgifter, eller för att du vill att HBJ ska radera dina uppgifter, kan du vända dig till HBJ HR-avdelning via e-post: lon@birgerjarl.se. Du kan när som helst göra invändningar mot att uppgifter om dig används för ytterligare behandling.